Der Schutz personenbezogener Daten hat für Payfac24 sp. z o.o. (Payfac24) besondere Bedeutung.
Nachstehend informieren wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den einschlägigen Bestimmungen des polnischen Datenschutzrechts über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Payfac24 Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz in Warschau, Plac Jana Henryka Dąbrowskiego 1, 00-057 Warschau, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters, geführt vom Amtsgericht für die Hauptstadt Warschau in Warschau, XIII. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters, unter der Nummer KRS 0001200055, Steueridentifikationsnummer (NIP): 5253064808. REGON: 542997060

E-Mail: info@payfac24.pl

Website: www.payfac24.pl

2. Datenschutzbeauftragter

Fragen zum Datenschutz können jederzeit an Payfac24 oder direkt an den Datenschutzbeauftragten gerichtet werden:

Patrycja Izydorek-Szymańska

p.szymanska@payfac24.pl

Der Datenschutzbeauftragte steht Ihnen in allen Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zur Ausübung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO zur Verfügung.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben a bis f der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (DSGVO) in Verbindung mit den nationalen Datenschutzvorschriften, insbesondere dem Datenschutzgesetz, je nach Zweck der Datenverarbeitung.

4. Grundsätze der Datenverarbeitung

Payfac24 verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich:

• rechtsmäßig,
• zweckgebunden,
• in einem auf das unbedingt Notwendige beschränkten Umfang,

• zum Zwecke des Direktmarketings für eigene Dienstleistungen – gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO,
• Bearbeitung von Beschwerden und Anfragen – gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Payfac24 ist weder ein Zahlungsinstitut noch ein E-Geld-Institut und auch nicht Vertragspartei der mit Endkunden geschlossenen Verträge.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen von Unterstützungsleistungen für verbundene Unternehmen.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Nutzung der Website

Beim Besuch dieser Website können aus technischen Gründen und zur Gewährleistung der Sicherheit der IT-Systeme folgende Daten verarbeitet werden:

• die IP-Adresse des Nutzers (soweit möglich in gekürzter oder pseudonymisierter Form),
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die Website,
• besuchte Unterseiten,
• Webbrowser-Typ,
• das Betriebssystem des Geräts des Benutzers.

Diese Daten werden verarbeitet, um das ordnungsgemäße Funktionieren der Website zu gewährleisten, die Sicherheit der IT-Infrastruktur zu gewährleisten und eventuelle technische Fehler zu analysieren.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO– berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Gewährleistung der Sicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs der Website.

b) Kontaktaufnahme

Wenn Sie Payfac24 per E-Mail, über das Kontaktformular oder über andere Kommunikationskanäle kontaktieren, werden die von der kontaktierenden Person übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet, insbesondere:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Unternehmensdaten (falls zutreffend),
• Inhalt der Anfrage oder Korrespondenz.

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Korrespondenz und zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO– im Zusammenhang mit Maßnahmen,die auf Anfrage einer Person vor Vertragsabschluss ergriffen werden, sowie

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO– berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Bearbeitung von Anfragen und der Kommunikation.

c) Privatkundenanfragen (Zahlungseinordnung)

Wenn Privatkunden Payfac24 um eine Überprüfung einer mit „Payfac24“ gekennzeichneten Belastung bitten, werden die in der Anfrage übermittelten Daten verarbeitet, insbesondere die Identifikationsdaten sowie die Informationen zu der betreffenden Zahlung.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• sachliche Identifizierung der Zahlung und
• eine ordnungsgemäße Übergabe des Vorgangs an den zuständigen Vertragspartner, der für die Abwicklung der jeweiligen Transaktion verantwortlich ist.

Payfac24 in diesem Zusammenhang:

• trifft keine Entscheidungen bezüglich Ansprüchen oder Reklamationen,
• regelt nicht die vertraglichen Beziehungen zwischen dem Kunden und dem Faktoranten oder dem Dienstleister,
• erbringt keine Zahlungsdienstleistungen in eigenem Namen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO– berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Bearbeitung von Anfragen zur Identifizierung von Zahlungen und an der Weiterleitung der Anfrage an den zuständigen Vertragspartner.

d) Anfragen von Händlern und Partnern (Microsoft Forms)

Anfragen von Händlern und Geschäftspartnern können über ein externes Formular erfasst werden, das von Microsoft bereitgestellt wird (Microsoft Forms).

In diesem Fall können die im Formular übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Name des Unternehmens oder der Organisation,
• weitere Kontaktdaten,
• Inhalt der Anfrage oder Meldung.

Diese Daten werden verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, die geschäftliche Kommunikation zu führen und Maßnahmen zu ergreifen, die auf die Aufnahme einer Zusammenarbeit oder die Pflege einer bestehenden Geschäftsbeziehung abzielen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO– Maßnahmen, die auf Anfrage einer Person vor Vertragsabschluss getroffen werden,

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO– berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Bearbeitung von geschäftlichen Anfragen und der Pflege von Beziehungen zu Partnern.

Im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes „Microsoft Forms“ können personenbezogene Daten von Microsoft als Auftragsverarbeiter verarbeitet werden, der auf der Grundlage eines mit dem Verantwortlichen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags handelt.

Die Daten können auf Servern verarbeitet werden, die sich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, in einigen Fällen jedoch auch außerhalb. Bei der Übermittlung von Daten in Drittländer wendet Microsoft die entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen an, die in den Datenschutzbestimmungen vorgesehen sind, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.

Ausführliche Informationen zu den Grundsätzen der Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com.

6. Datenübermittlung

Personenbezogene Daten dürfen an andere Stellen nur in dem Umfang weitergegeben werden, der zur Erreichung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist, und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Empfänger personenbezogener Daten oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

• mit Payfac24 verbundene Unternehmen, soweit dies für die Bearbeitung von Anfragen oder die Durchführung der geschäftlichen Zusammenarbeit erforderlich ist,
• Vertragspartner, die für die Abwicklung oder Bearbeitung der jeweiligen Transaktion zuständig sind, insbesondere bei Anfragen zur Identifizierung von Zahlungen,
• Anbieter von technischen und IT-Dienstleistungen, die den Betrieb der IT-Systeme von Payfac24 unterstützen (z. B. Hosting, Wartung von IT-Systemen, Kommunikationswerkzeuge),
• Unternehmen, die Beratungs-, Rechts-, Buchhaltungs- oder Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen erbringen, soweit dies für die Erbringung dieser Dienstleistungen erforderlich ist,
• Stellen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen auf der Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten,
• Behörden oder andere Stellen, die aufgrund geltender Rechtsvorschriften zum Erhalt der Daten berechtigt sind.

Bei der Inanspruchnahme der Dienste von Technologieanbietern können personenbezogene Daten auf deren IT-Infrastruktur verarbeitet werden. Der Verantwortliche stellt sicher, dass diese Unternehmen die Daten ausschließlich auf der Grundlage entsprechender Verträge und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeiten.

Werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Technologieanbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, so erfolgt diese Übermittlung unter Anwendung der von der DSGVO vorgeschriebenen geeigneten Sicherheitsvorkehrungen, insbesondere der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderer in den Datenschutzvorschriften vorgesehener Mechanismen.

7. Aufbewahrungsfrist für Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsvorschriften und der berechtigten Interessen des Verantwortlichen.

Insbesondere können personenbezogene Daten für folgende Zeiträume gespeichert werden:

• Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Website verarbeitet werden –für den Zeitraum, der zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs der Website und der Sicherheit der IT-Systeme erforderlich ist, in der Regel nicht länger als der Zeitraum, der sich aus der Konfiguration der Systemprotokolle ergibt,
• Daten, die im Zusammenhang mit Anfragen an Payfac24 (per E-Mail oder über das Kontaktformular) verarbeitet werden– für den Zeitraum, der zur Bearbeitung der Anfrage und zur Korrespondenz erforderlich ist, sowie anschließend für einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten zum Zwecke einer eventuellen Klärung der Angelegenheit oder zur Geltendmachung von Ansprüchen,
• Daten, die im Zusammenhang mit Anfragen zur Identifizierung von Zahlungen verarbeitet werden –für den Zeitraum, der zur Identifizierung der Transaktion und zur Weiterleitung der Angelegenheit an den zuständigen Vertragspartner erforderlich ist, sowie anschließend für den Zeitraum, der zur Sicherung etwaiger Ansprüche oder zur Klärung der Angelegenheit erforderlich ist,
• Daten, die im Zusammenhang mit Anfragen von Händlern und Geschäftspartnern verarbeitet werden –für die Dauer der Korrespondenz sowie für den Zeitraum, der zur Aufnahme oder Durchführung einer geschäftlichen Zusammenarbeit erforderlich ist, und anschließend für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum oder den Zeitraum, der zur Sicherung von Ansprüchen erforderlich ist.

Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage einer Einwilligung, werden die Daten bis zum Widerruf dieser Einwilligung verarbeitet, sofern keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung vorliegt.

Nach Ablauf der angegebenen Fristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, ihre weitere Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich.

8. Rechte der betroffenen Personen

Die betroffenen Personen haben die Rechte, die sich aus den Datenschutzbestimmungen ergeben, insbesondere:

• das Recht auf Auskunft über die Daten sowieauf Informationen über die Grundsätze ihrer Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• das Recht auf Berichtigung der Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Daten(„Recht auf Vergessenwerden“), sofern die in Artikel 17 der DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen,
• das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung inden in Artikel 18 der DSGVO genannten Fällen,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aneinen anderen Verantwortlichen im Sinne von Artikel 20 der DSGVO,
• das Recht, derDatenverarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht, zu widersprechen(Art. 21 DSGVO).

Erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung, hat die betroffene Person zudemdas Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei der Widerruf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht beeinträchtigt.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an den Datenverantwortlichen wenden, insbesondere per E-Mail unter der Adresse:info@payfac24.pl.

Die Ausübung der oben genannten Rechte ist grundsätzlich gebührenfrei. Der Verantwortliche kann jedoch gemäß den Bestimmungen der DSGVO eine angemessene Gebühr erheben, wenn die Anträge offensichtlich unbegründet oder übertrieben sind.

9. Recht auf Einreichung einer Beschwerde

Die betroffenen Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in dem sie arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften stattgefunden hat.

In Polen ist die zuständige Aufsichtsbehörde für den Schutz personenbezogener Daten:

Der Präsident der Datenschutzbehörde (UODO)

Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen

https://uodo.gov.pl

10. Datensicherheit

Payfac24 ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten und diese vor versehentlichem oder unrechtmäßigem Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

Bei der Bewertung des angemessenen Sicherheitsniveaus werden insbesondere der Stand der Technik, die Kosten der Umsetzung sowie Art, Umfang, Kontext und Zwecke der Verarbeitung berücksichtigt.

Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den aktuellen Stand der Technik, die Art der verarbeiteten Daten sowie das Risiko einer Verletzung der Rechte oder Freiheiten der betroffenen Personen angepasst.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Payfac24 behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, falls sich gesetzliche Bestimmungen, technologische oder organisatorische Gegebenheiten oder die Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten ändern.

Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung wird jeweils auf der Website von Payfac24 veröffentlicht.