Ochrona danych osobowych ma dla Payfac24 sp. z o.o. (Payfac24) szczególne znaczenie.
Poniżej informujemy, zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego w zakresie ochrony danych, o rodzaju, zakresie i celu przetwarzania danych osobowych.

1. Administrator danych

Payfac24 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Plac Jana Henryka Dąbrowskiego 1, 00-057 Warszawa, Polska, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0001200055, NIP: 5253064808. REGON: 542997060

E-mail: info@payfac24.pl

Strona internetowa: www.payfac24.pl

2. Inspektor Ochrony Danych

Zapytania dotyczące ochrony danych można kierować w każdym czasie do Payfac24 lub bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych:

Patrycja Izydorek-Szymańska

p.szymanska@payfac24.pl

Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw wynikających z RODO.

3. Podstawa prawna

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a–f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w związku z krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności ustawą o ochronie danych osobowych, w zależności od celu przetwarzania danych.

4. Zasady przetwarzania danych

Payfac24 przetwarza dane osobowe wyłącznie:

• zgodnie z prawem,
• w określonych celach,
• w zakresie ograniczonym do niezbędnego minimum,

• w celach marketingu bezpośredniego własnych usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• rozpatrywanie reklamacji oraz zapytań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Payfac24 nie jest instytucją płatniczą, instytucją pieniądza elektronicznego ani stroną umów zawieranych z klientami końcowymi.

Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w ramach usług wspierających świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych.

5. Przetwarzanie danych osobowych

a) Korzystanie ze strony internetowej

Podczas odwiedzania niniejszej strony internetowej, z przyczyn technicznych oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych, przetwarzane mogą być następujące dane:

• adres IP użytkownika (w miarę możliwości w formie skróconej lub poddanej pseudonimizowanej),
• data i godzina dostępu do strony,
• odwiedzane podstrony,
• typ przeglądarki internetowej,
• system operacyjny urządzenia użytkownika.

Dane te są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, utrzymania bezpieczeństwa infrastruktury IT oraz analizy ewentualnych błędów technicznych.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania strony internetowej.

b) Kontakt

W przypadku kontaktu z Payfac24 za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego lub innych kanałów komunikacji przetwarzane są dane osobowe przekazane przez osobę kontaktującą się, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• dane identyfikacyjne firmy (jeżeli dotyczy),
• treść zapytania lub korespondencji.

Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu obsługi zapytania, prowadzenia korespondencji oraz udzielenia odpowiedzi.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji.

c) Zapytania klientów indywidualnych (identyfikacja płatności)

Jeżeli klienci indywidualni zwracają się do Payfac24 z prośbą o weryfikację obciążenia oznaczonego jako „Payfac24”, przetwarzane są dane przekazane w zapytaniu, w szczególności dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące danej płatności.

Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie w celu:

• merytorycznej identyfikacji płatności oraz
• uporządkowanego przekazania sprawy właściwemu partnerowi umownemu odpowiedzialnemu za realizację danej transakcji.

Payfac24 w tym zakresie:

• nie podejmuje decyzji dotyczących roszczeń lub reklamacji,
• nie zarządza stosunkami umownymi pomiędzy klientem a Faktoranta lub dostawcą usług,
• nie świadczy usług płatniczych we własnym imieniu.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze zapytań dotyczących identyfikacji płatności oraz przekazaniu zgłoszenia właściwemu partnerowi umownemu.

d) Zapytania merchantów i partnerów (Microsoft Forms)

Zapytania merchantów oraz partnerów biznesowych mogą być rejestrowane za pośrednictwem zewnętrznego formularza udostępnionego przez Microsoft (Microsoft Forms).

W tym przypadku przetwarzane mogą być dane osobowe przekazane w formularzu, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• nazwa firmy lub organizacji,
• inne dane kontaktowe,
• treść zapytania lub zgłoszenia.

Dane te są przetwarzane w celu obsługi zapytania, prowadzenia komunikacji biznesowej oraz podjęcia działań zmierzających do nawiązania współpracy lub realizacji istniejącej relacji biznesowej.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy,

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze zapytań biznesowych i prowadzeniu relacji z partnerami.

W zakresie świadczenia usługi formularza Microsoft Forms dane osobowe mogą być przetwarzane przez Microsoft jako podmiot przetwarzający, działający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej z administratorem.

Dane mogą być przetwarzane na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a w niektórych przypadkach również poza nim. W przypadku przekazywania danych do państw trzecich Microsoft stosuje odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w przepisach o ochronie danych osobowych, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez Microsoft dostępne są w polityce prywatności Microsoft https://privacy.microsoft.com .

6. Przekazywanie danych

Dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Odbiorcami danych osobowych lub kategoriami odbiorców danych mogą być w szczególności:

• podmioty powiązane z Payfac24, w zakresie niezbędnym do obsługi zapytań lub realizacji współpracy biznesowej,
• partnerzy umowni odpowiedzialni za realizację lub obsługę danej transakcji, w szczególności w przypadku zapytań dotyczących identyfikacji płatności,
• dostawcy usług technicznych i informatycznych wspierających funkcjonowanie systemów informatycznych Payfac24 (np. hosting, utrzymanie systemów IT, narzędzia komunikacyjne),
• podmioty świadczące usługi doradcze, prawne, księgowe lub audytowe, w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług,
• podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych,
• organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

W przypadku korzystania z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą być przetwarzane na ich infrastrukturze informatycznej. Administrator zapewnia, aby podmioty te przetwarzały dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Jeżeli w związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazywanie takie odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów przewidzianych w przepisach o ochronie danych osobowych.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz uzasadnionych interesów administratora.

W szczególności dane osobowe mogą być przechowywane przez następujące okresy:

• dane przetwarzane w związku z korzystaniem ze strony internetowej– przez okres niezbędny do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony oraz bezpieczeństwa systemów informatycznych, co do zasady nie dłużej niż przez okres wynikający z konfiguracji logów systemowych,
• dane przetwarzane w związku z zapytaniami kierowanymi do Payfac24 (kontakt e-mailowy lub formularz)– przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres do 12 miesięcy w celu ewentualnego wyjaśnienia sprawy lub dochodzenia roszczeń,
• dane przetwarzane w związku z zapytaniami dotyczącymi identyfikacji płatności– przez okres niezbędny do identyfikacji transakcji oraz przekazania sprawy właściwemu partnerowi umownemu, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub wyjaśnienia sprawy,
• dane przetwarzane w związku z zapytaniami merchantów i partnerów biznesowych– przez okres prowadzenia korespondencji oraz przez okres niezbędny do nawiązania lub realizacji współpracy biznesowej, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia roszczeń.

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, dane będą przetwarzane do momentu jej wycofania, o ile nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania.

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności:

• prawo dostępu do danychoraz uzyskania informacji o zasadach ich przetwarzania (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania danychw przypadku, gdy są one nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych(„prawo do bycia zapomnianym”), o ile zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danychw przypadkach wskazanych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danychdo innego administratora, w zakresie określonym w art. 20 RODO,
• prawo do wniesienia sprzeciwuwobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 21 RODO).

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z administratorem danych w dowolnym czasie, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: info@payfac24.pl.

Realizacja powyższych praw jest co do zasady wolna od opłat. Administrator może jednak pobrać rozsądną opłatę w przypadku wniosków oczywiście nieuzasadnionych lub nadmiernych, zgodnie z przepisami RODO.

9. Prawo wniesienia skargi

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, w szczególności w państwie członkowskim ich miejsca zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

W Polsce organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska

https://uodo.gov.pl

10. Bezpieczeństwo danych

Payfac24 stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych oraz ochronę przed ich przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Przy ocenie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa uwzględnia się w szczególności stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

Środki te są regularnie weryfikowane i dostosowywane do aktualnego stanu techniki, charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.

11. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Payfac24 zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian technologicznych, organizacyjnych lub związanych ze sposobem przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja polityki prywatności jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej Payfac24.